IMPORTÂNCIA DA GESTÃO RESPONSÁVEL DA NF-E, DANF-E E ARQUIVO XML

IMPORTÂNCIA DA GESTÃO RESPONSÁVEL DA NF-E, DANF-E E ARQUIVO XML

A partir de outubro de 2005, a emissão da Nota Fiscal eletrônica foi instituída, em todo o território brasileiro, tornando o processo de emissão de notas fiscais mais eficiente e menos burocrático para o empresariado.

As NFs-e se diferenciam das antigas notas fiscais físicas, pois são armazenadas eletronicamente, em formato XML (eXtensible Markup Language), e sua validade é assegurada por meio de certificação eletrônica.

São vários os benefícios do sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas, entre eles, estão a redução de custos (financeiros e ambientais) de impressão de documentos fiscais, eficiência no gerenciamento de notas emitidas, o fomento do comércio eletrônico e do desenvolvimento de novas tecnologias.

Além da NFe, foi instituído o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe).

A NFe, o DANFe e o arquivo XML fazem parte de uma mesma operação, porém possuem funções distintas, as quais sejam abaixo explicadas.

O que é Nota Fiscal eletrônica (NFe)?

A Nota Fiscal eletrônica é um documento que tem retrata eletronicamente as transações comerciais e de prestação de serviços entre os players de mercado, permitindo a transmissão e o armazenamento on-line dos documentos, trazendo mais segurança e eficiência na fiscalização realizada pelas Fazendas (Federal, Estaduais e Municipais).

Para a sua emissão, é necessário (i) certificado digital, que é responsável pela autenticação do documento fiscal, e (ii) software emissor.

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe)?

O DANFe é utilizado para o transporte de mercadorias. Trata-se da versão simplificada e impressa da Nota Fiscal, entretanto, não tem validade fiscal. A nota fiscal está armazenada no arquivo XML, não sendo obrigatório o arquivamento do DANFe.

A principal informação presente no DANFe é a chave de acesso, composta por 44 algarismos, que permite, no portal da Nota Fiscal Eletrônica: (i) consultar a validade da nota, (ii) verificar a existência de cartas de correção e (iii) download do arquivo XML.

O que é o Arquivo XML?

É a versão digital da nota fiscal, que obedece ao padrão nacional de escrituração fiscal.

Normalmente, com a emissão e a validação da NFe, o emissor disponibiliza a referida nota em seu site ou a envia, por o e-mail, ao comprador de mercadoria/ tomador de serviço, a referida nota fiscal nos formatos PDF e XML.

Alguns sistemas realizam o referido envio de forma totalmente automática, lembrando que apenas o envio do arquivo XML é obrigatório.

Diferentemente do DANFe, é obrigatório o armazenamento do XML, tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador, pelo período mínimo de cinco anos. Tal arquivo será necessário no caso da troca de um produto ou quando solicitado pela Fiscalização, podendo gerar penalidades para aqueles que cumprirem tal exigência.

Qual a importância do arquivo XML?

Em síntese, o arquivo XML da NFe possui validade contábil/fiscal e cumpre também o papel de comprovação da propriedade sobre o bem ou serviço adquirido. É por intermédio dele que o Estado pode verificar os detalhes sobre as transações realizadas (valores envolvidos, tributos, alíquotas aplicadas, remetente, destinatário, etc).

É de se ressaltar que o não armazenamento dos arquivos obrigatórios pode acarretar multas elevadíssimas, que podem ser calculadas, por exemplo, por documento perdido. Neste ponto, cabe uma reflexão: imagine a quantidade de notas fiscais que são emitidas, diariamente, por uma empresa do comércio.  Ao cabo de cinco anos, serão milhares de NF-e.

Por essa razão, a guarda do arquivo XML é importantíssima, considerando que, provavelmente, serão os primeiros arquivos a serem solicitados numa determinada fiscalização e que a sua perda pode acarretar enormes prejuízos, do ponto de vista financeiro, para aquele que tinha o dever de guarda-lo e não o fez, tendo em vista que daí podem advir autuações.

De acordo com a legislação brasileira, é obrigatório o armazenamento do arquivo XML por cinco anos.

Considerando a possibilidade de imposição de multas pelo perdimento dos arquivos e o longo prazo de armazenagem, a problemática é como organizar os arquivos de forma que todos fiquem disponíveis e que possam ser encontrados rapidamente.

Outra opção adotada por empresas mais conservadoras, é uma verificação detalhada em seus arquivos, cruzando as informações de compras com a base em arquivos XML, a fim de identificar, desta forma, eventuais mercadorias recebidas sem o respectivo arquivo XML da NF-e.

É extremamente interessante que as companhias busquem softwares que sejam capazes de armazenar, organizar os arquivos XML e que permitam acesso rápido a qualquer um deles. Com isso, haverá redução da dependência dos e-mails para o recebimento dos arquivos XMLs, proporcionando mais agilidade no processo de busca e localização de determinada NF-e, para atendimento de uma fiscalização, por exemplo.

Como se pode notar, por fim, a documentação tributária/ contábil deve ser gerida de forma responsável, durante todo o período que a legislação exige, a fim de se evitar enormes problemas, decorrentes de pesadas autuações.

Diego Lopes Castro
OAB 274.943
Consultor Jurídico da SLT Consult.